○加美町住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領
平成18年12月25日
訓令第30号
加美町住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要領の全部を次のように改正する。
(閲覧の方法)
第2条 住民基本台帳を閲覧させる場合は、住民基本台帳に代えて住基法第11条第1項に規定する、住民基本台帳の一部の写し(住民基本台帳に記録されている事項のうち、氏名(通称が住民票に記載されている外国人住民にあっては氏名及び通称)、出生の年月日、男女の別及び住所を記載したものをいう。(以下「閲覧台帳」という。)をもって閲覧に供するものとし、閲覧に当たって閲覧台帳から転記できる項目は、氏名(通称が住民票に記載されている外国人住民にあっては氏名及び通称)、出生の年月日、男女の別又は住所のうち閲覧目的に必要な事項に限るものとする。ただし、ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者等で、町長が支援措置を講じた者については、閲覧台帳の該当ページから支援対象者に係る個人情報を削除した状態で複製を作成し、原本に替えて複製したページをもって閲覧に供するものとする。なお、原本は、特別な請求がある場合に限り閲覧に供することができるように別途保管するものとする。
(閲覧の請求及び申出)
第3条 閲覧は、町民課で取り扱うものとする。
2 前条第1項による閲覧にあたっては、事前予約によることとし、予約の受付は、閲覧希望日の1ヶ月前から2週間前までの間とする。
4 国又は地方公共団体以外の者(以下「個人又は法人等」という。)から閲覧の申出があった場合は、申出者に対して別記様式3の「住民基本台帳閲覧申出書」(以下「申出書」という。)を交付し、関係書類を添えて閲覧希望日の1週間前までに提出させるものとする。
5 前項に規定する関係書類は以下のとおりとする。
(1) 「誓約書」(別記様式4)
(2) 申出者における「個人情報保護管理に関する資料(プライバシーポリシー等)」
(3) 申出者が法人の場合「法人登記簿の謄本」又は「登記事項証明書」(申出日から6ヶ月以内のもの(コピーの場合は謄本の原本を併せて提示))
(4) 申出者が委託契約等により閲覧する場合、「委託契約書」(原本又は写しであることを明らかにしたもの。原本はコピーを取ったうえで返却する。)及び委託者並びに受託者の「誓約書」、「個人情報保護管理に関する資料(プライバシーポリシー等)」、委託者又は受託者が法人の場合「法人登記簿の謄本」又は「登記事項証明書」(申出日から6ヶ月以内のもの(コピーの場合は謄本の原本を併せて提示))
(5) 閲覧目的を具体的に確認できる資料(調査要綱、調査用紙等)
(6) その他事業所概要、プライバシーマークが付与されていることを示す書類等
(閲覧の実施に関する時期、団体数、閲覧回数等)
第4条 個人又は法人等から閲覧の申出があった場合、閲覧台帳の管理を適正に行うため、原則として以下のとおり取り扱うものとする。
(1) 次に掲げる日については閲覧の実施日から除外するものとする。
ア 閉庁日、閉庁日の前日及び翌日
イ 業務繁忙の日(3月及び4月の全日)及び町長が必要と認める日
(2) 閲覧時間、閲覧できる個人又は法人等(以下「閲覧団体等」という。)の数、閲覧できる人数及び閲覧回数は次のとおりとする。
ア 閲覧時間は、午前9時から正午まで(以下「午前」という。)及び午後1時から午後4時まで(以下「午後」という。)とし、閲覧件数に応じて町が指定するものとする。
イ 閲覧団体等の数は、午前及び午後それぞれ1団体とし、閲覧できる人数は、1団体当たり1人とする。
ウ 閲覧回数は、半日(午前又は午後)を1回として、1団体につき1ヶ月当たり6回までとし、申出の内容及び閲覧予定件数に応じて町が決定するものとする。なお、午前、午後を通して閲覧を行う場合は、2回として取り扱う。また、申出者が委託契約等により閲覧する場合、回数の判断は委託者について行うものとする。
2 申出について、閲覧を認めないときは、申出者に対して決定通知書により非承認とした旨の通知を行うものとする。
2 選任届に記載された閲覧者に対し、住民基本台帳カード、運転免許証、旅券等官公署が発行する写真付の身分証明書と、申出者が法人・団体等の場合、閲覧者と申出者の雇用関係や団体の構成員であることを証する書類(社員証、団体の名簿等)を提示させ本人確認を行うものとする。なお、選任届と身分証明書等が提示されない場合は、閲覧させないものとする。
3 閲覧内容の転記に当たっては、別記様式9の「閲覧記録紙」(以下「記録紙」という。)を使用させるものとし、閲覧件数に応じて支給する。
4 閲覧に当たって、閲覧者に対し以下の注意事項を周知することとする。
(1) 閲覧時間については、午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までであること。
(2) 記録紙は、町が支給したものを使用すること。
(3) 記録紙への記入は、必ず鉛筆を用いること。
(4) 閲覧及び記録紙への転記は、申出書に記載された閲覧事項に限ること。
(5) 閲覧に直接必要でないものは、閲覧用机に持ち込まないこと(携帯電話、カメラ、コピー機等の持ち込み及び使用を禁止する。)。
(6) 記録紙及び閲覧台帳は、所定の場所から持ち出さないこと。
(7) 手洗い、昼食等で席を離れる場合は、記録紙及び閲覧台帳を一時職員に返却すること。
(8) 注意事項を遵守しない場合は閲覧を中止し、記録紙を回収・廃棄処分し、以後の閲覧を禁止すること。
(9) 緊急な事態等により、やむを得ず閲覧を一時中断(中止)する場合があること。
(10) その他、閲覧中は職員の指示に従うこと。
(閲覧時の立会い等)
第7条 閲覧の際は、申出書の記載事項を確認のうえ、原則として職員立会いのもとに、所定の場所において閲覧させるものとする。
2 閲覧者が閲覧場所を一時離れる際は、記録紙及び閲覧台帳を職員に返却させるものとする。
(転記内容の点検及び手数料の徴収)
第8条 閲覧終了後は、職員が転記内容を点検のうえ、記録紙の写しを取り所定の申請書(住民票の写し等交付申請書)に必要事項を記入させ、別に定めがある場合を除き、加美町手数料条例(平成15年条例第64号)に規定する手数料を徴収するものとする。
2 記録紙に不要な内容や閲覧申出事項以外のものが転記されている場合は、記録紙を回収・廃棄処分し、以後の閲覧を禁止することとする。
(消除された住民票に係る閲覧申出等)
第9条 消除された住民票については、その閲覧に応じないものとする。ただし、国又は地方公共団体の職員から職務上消除された住民票の閲覧の請求があった場合は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)第3条第2号に掲げる事項を明らかにさせることによりその請求に応じるものとする。
(ドメスティック・バイオレンス等による被害者等の閲覧台帳に係る閲覧請求等)
第10条 ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等による被害者等の閲覧台帳に係る特別な閲覧請求があった場合、住基法第11条第2項並びに省令第1条各号及び第3条各号により請求事由を明らかにさせ、必要と認める場合は、その請求に応じるものとする。
(弁護士等からの閲覧申出等)
第11条 省令第3条第3項に規定する弁護士等(以下「弁護士等」という。)から職務上の閲覧申出があった場合は、住民票の写しの交付請求と同様、弁護士等がその業務のために所属する団体が定めた統一請求用紙を使用させるものとする。この場合において、閲覧によって知り得た事項が具体的に判る書類等及び誓約書を提出させるものとする。
(報道・学術研究等の公表結果の報告等)
第12条 申出者は報道・学術研究等の閲覧に基づく事業が完了した場合、速やかに公表結果報告書を町長に提出するものとする。
2 申出者が前項の公表結果報告書の提出を行わない場合、町長は申出者に対して公表結果報告書の提出を求めることができるものとする。
(データ削除・廃棄などの処理状況結果の報告書等)
第13条 申出者は、閲覧に基づく事業が完了し、閲覧により取得したデータを削除又は廃棄等の処理が完了した場合、速やかに処理状況結果報告書を町長に提出するものとする。
2 申出者が前項の処理状況結果報告書の提出を行わない場合、町長は申出者に対して処理状況結果報告書の提出を求めることができるものとする。
(その他)
第15条 この要領に定めるもののほか、閲覧台帳の閲覧の実施に関して必要となる事項については、住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)並びに住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する質疑応答集について(平成18年9月15日付総行市第131号総務省局長通知)によるものとする。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年1月1日から施行する。
附則(平成24年6月19日訓令第26号)
この訓令は、平成24年7月9日から施行する。
附則(平成28年3月30日訓令第4号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
