○加美町聴聞及び弁明の機会の付与に関する取扱要綱
平成15年4月1日
訓令第15号
(趣旨)
第1条 この訓令は、別に定めるもののほか、行政手続法(平成5年法律第88号。以下「法」という。)、行政手続法施行令(平成6年政令第265号。以下「政令」という。)、加美町行政手続条例(平成15年加美町条例第12号。以下「条例」という。)及び加美町聴聞及び弁明の機会の付与に関する規則(平成15年加美町規則第13号。以下「規則」という。)による聴聞及び弁明の機会の付与の手続に関する事務について、必要な事項を定めるものとする。
(聴聞の実施の決定)
第2条 町長は、不利益処分をしようとする場合に、聴聞の手続をとろうとするときは、規則第4条に規定する聴聞通知書の送付に係る決裁をもって聴聞の実施の決定とするものとする。
(聴聞通知書の記入)
第3条 聴聞通知書(規則様式第1号)は、次により作成するものとする。
(1) 「聴聞の件名」欄には、予定される不利益処分の内容及び根拠となる法令の条項を明記の上、「○○法第△△条の規定による××処分に係る聴聞」というように記入すること。なお、「××」には、この「聴聞の件名」をもって当該聴聞が特定できるように具体的な内容を記載すること。
(聴聞の期日の変更等)
第4条 聴聞の期日の変更等は、次に定めるところによる。
(1) 聴聞の期日の変更の決定は、町長の権限に属する不利益処分については、当該不利益処分を所管する各課等の長が行うものとする。
(2) 町長の権限に属する不利益処分を所管する各課等の長は、当該不利益処分の名あて人になるべき者と連絡を取り、日程調整等を行った上で聴聞の期日を決定するよう努めるものとする。
(3) 当事者が聴聞の期日の変更を申し出ることができる場合は、真にやむを得ない理由がある場合に限られるものであり、意図的に聴聞を遅延させるような趣旨の申出は認めるべきでないことに留意すべきものである。なお、「やむを得ない理由」とは、天災、交通機関の途絶など当事者の責めに帰すことができない場合や交通事故等による入院、海外出張などによる不在などの場合を指すものとする。
(文書等、聴聞調書及び報告書の開示)
第5条 文書等、聴聞調書及び報告書(以下「聴聞関係文書」という。)の開示の決定については、次に定めるところによる。
(1) 文書等の開示の可否の決定は、町長の権限に属する不利益処分については各課等の長が行うものとする。また、規則第9条第2項ただし書の規定により文書等の開示の求めがあった場合に、当該審理において開示をするかどうかの決定を行ったときの事務処理は、次のとおりとする。
ア 開示をする旨の決定を行ったときは、閲覧のみである場合には当該審理の場所で閲覧させ、また、写しの交付も必要とする場合には、当該審理中に複写させるものとする。
ウ 開示をしない旨の決定を行ったときは、当事者等に対し、非開示の理由を示してその旨を伝えるものとする。なお、当該審理において開示をするかどうかの決定を行わない場合は、当該審理後、遅滞なく、文書等の開示をするかどうかの決定を行うものとする。
(1) 「行政手続法第18条第1項・加美町行政手続条例第18条第1項・加美町聴聞及び弁明の機会の付与に関する規則第8条第1項」及び「行政手続法第24条第4項・加美町行政手続条例第24条第4項・加美町聴聞及び弁明の機会の付与に関する規則第18条第1項」は、それぞれ聴聞関係文書の閲覧及び写しの交付の根拠規定を表しており、聴聞関係文書の開示の方法の区分により不要な条項を、線で消すこと。
(3) 「文書等の開示をしない理由」欄(規則様式第7号)は、法第18条第1項後段、条例第18条第1項後段若しくは規則第8条第1項後段の「第三者の利益を害するおそれがあるときその他正当な理由があるとき」に該当する場合は、その該当条項及びその理由をできるだけ具体的に記入すること。
3 聴聞関係文書の開示の場所等については、次に定めるところによる。
(1) 主宰者が指定する聴聞調書の開示の場所は、原則として、所管する各課等の事務室とする。
(2) 聴聞関係文書の写しを交付するときは、請求者たる当事者又は参加人に対して送付する決定通知書に聴聞関係文書の写しの交付申請書(様式第2号)を添付するものとする。
4 聴聞関係文書の開示の方法については、次に定めるところによる。
(1) 閲覧の方法については、原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、それを汚損し、又は破損するおそれがあるとき、その他の相当な理由があるときは、原本を複写した物を閲覧に供するものとする。
(2) 写しの交付の方法については、原本又はそれを複写した物について、所管する各課等において電子複写機により作成した写しを交付することにより行うものとする。
(3) 文書等の部分開示をする場合は、おおむね次の方法により文書等の開示をしない部分の分離を行い、文書等の開示をするものとする。
ア 文書等の開示ができる部分とできない部分とがページ単位で区分できるときは、文書等の開示ができない部分を紙等で覆うなど文書等の開示ができない部分について閲覧ができない措置を講じ、文書等の開示ができる部分について開示を行うものとする。
イ 文書等の開示ができる部分とできない部分とが同一ページにあるときは、文書等の開示ができない部分を覆って複写した物又は該当ページを複写した上で文書等の開示ができない部分を黒インク等で塗りつぶし、再度複写した物で開示を行うものとする。
5 聴聞関係文書の開示の実施事務については、次に定めるところによる。
(1) 日時及び場所について
聴聞関係文書の開示は、当該決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。ただし、規則第9条第2項ただし書の規定により文書等の開示の求めがあった場合に当該審理において開示若しくは部分開示をする旨の決定を行ったとき、又は聴聞調書若しくは報告書の開示をその場でするときは、この限りでない。
(2) 開示の対応について
聴聞関係文書の開示を実施するときは、原則として、主宰者又は当該不利益処分を所管する各課等の長が指名する職員が対応するものとする。
(3) 決定通知書の提示について
聴聞関係文書の開示を実施するときは、当事者又は参加人に対して当該決定通知書の提示を求めるものとする。ただし、規則第9条第2項ただし書の規定により文書等の開示の求めがあった場合に当該審理において開示若しくは部分開示をする旨の決定を行ったとき、及び聴聞調書若しくは報告書の開示をその場でするときは、この限りでない。
(4) 聴聞関係文書の写しの交付について
聴聞関係文書の写しの交付は、次により行うものとする。
ア 交付申請書の提出
聴聞関係文書の写しを交付するときは、請求者たる当事者又は参加人に対して、聴聞関係文書の写しの交付申請書の提出を求めるものとする。
イ 費用の徴収
聴聞関係文書の写しの交付申請書の提出があったときは、加美町財務規則(平成15年加美町規則第28号)の規定により、写しの交付に要する費用を現金により領収するものとする。
聴聞関係文書の写しの作成に要する費用の額は、加美町情報公開条例施行規則(平成15年加美町規則第9号)別表を適用する。
(5) 聴聞関係文書の閲覧を実施するに当たっては、請求者が聴聞関係文書を汚損し、又は破損するおそれがあるときは、その閲覧を中止し、又は禁止するものとする。
(主宰者の指名の手続等)
第7条 町長は、当該不利益処分の所管する課等以外の課等の長を主宰者として指名するものとする。
2 当該不利益処分を所管する各課等の長は、当事者に対して聴聞の通知を行う前に、あらかじめ、聴聞の期日及び場所について、主宰者と協議するものとする。
3 当該不利益処分を所管する各課等の長は、当事者に対して聴聞通知書を送付する際に、その写しを主宰者に送付するものとする。
4 主宰者が法第19条第2項各号のいずれか又は条例第19条第2項各号のいずれかに該当するに至ったときは、速やかに当該主宰者の指名を取り消し、第6条第1項の規定に基づき、新たな主宰者を指名するものとする。
(主宰者が取り扱う文書)
第8条 主宰者が取り扱う文書については、次に掲げる事項を除いて、加美町文書取扱規程(平成15年加美町訓令第11号)に準じて取り扱うものとする。
(1) 帳票について
各課等は、次に掲げる帳票を備えなければならない。
ア 主宰者用文書収受発遣簿(様式第3号)
(2) 文書の番号について
ア 主宰者が取り扱う文書には、番号を付けなければならない。
イ アの番号は、会計年度ごとに一連の番号を付すものとする。
(関係人の参加許可等)
第9条 各課等の長は、主宰者が関係人に対して当該不利益処分に対する聴聞に関する手続に参加することを求め、又は当該聴聞に関する手続に参加することを許可するに当たり参考とするため、当該不利益処分の関係人と目される者の名簿を作成し、第7条第3項で送付する聴聞通知書の写しと併せて主宰者に送付するものとする。
2 主宰者は、法第17条第1項又は条例第17条第1項の規定により、当該不利益処分に関する関係人に対して当該聴聞に参加することを求める場合、又は当該聴聞に関する手続に参加することを求められた場合において、その者が真に関係人であるかどうかについて1の名簿のみでは判断できない等の場合には、当該不利益処分を所管する各課等の長に対して、その者が当該不利益処分につき利害関係を有するものと認められる者であるか否かに関する意見を求めることができるものとする。
2 他の法令において聴聞の期日における審理を公開することが義務付けられている場合においては、聴聞通知書の備考欄にその旨を記載することとし、当該記載をもって規則第13条第1項に規定する通知とするものとする。
3 規則第13条第2項に規定する「相当の期間」とは、公開の目的を没却しない程度の期間とする。
(陳述書等の提示)
第12条 主宰者は、聴聞の期日に出頭した者から、法第21条第1項又は条例第21条第1項の規定によりあらかじめ提出された陳述書及び証拠書類等の提示の求めがあった場合には、陳述書については原則として提示するものとし、証拠書類等についてはこれを提示することにより提出者又は第三者の正当な利益を害するおそれがある場合には、その部分について提示を拒むこととしてもやむを得ないものとする。
(審理の方式)
第13条 代理人の資格の有無等の確認について、主宰者は、聴聞の冒頭において、法第20条第1項又は条例第20条第1項の規定により各課等の職員に対して説明を求める前に、当事者、参加人及びこれらの者の補佐人又は当事者及び参加人の代理人が当該本人であるか否かを確認し、また、代理人の場合は、代理人の資格を証明する書面によりその者が当事者又は参加人の代理人であるか否かを確認しなければならない。
2 当事者又は参加人が各課等の職員に対して質問することを求めたときは、主宰者はその許可を行うに当たり、当事者又は参加人の質問権を不当に制限することのないよう十分留意するものとする。
3 主宰者は、前項の場合に当該質問に回答できる職員が出席していない場合には、出席している職員に指示して当該職員を呼ぶこととするか、又は再度期日を指定して当該職員の出席のもとに聴聞の審理を行う措置をとるものとする。
4 主宰者は、当事者又は参加人に対して、証拠書類等の提出を促すに当たっては、当該不利益処分の原因となる事実を立証することとなる証拠書類等の提出まで求めることはできないものとする。
(聴聞の終結)
第15条 法第23条第1項及び条例第23条第1項の「正当な理由」とは、天災、交通機関の途絶など当事者の責めに帰すことができない場合や交通事故等による入院、海外出張などによる不在などの場合を指すものであり、主宰者は、その理由の判断を当該審理においてできない場合には、正当な理由の有無について判明した後に、当事者の意向、状況等について慎重に検討した上で、聴聞を終結させるか否か判断するものとする。
(聴聞の再開)
第16条 行政庁において、聴聞の終結後不利益処分を行うまでの間に不利益処分の原因となる事実について新たな証拠書類等を得た場合や既存の証拠書類等に瑕疵が見つかった場合など聴聞の終結後に生じた新たな事情にかんがみ必要があると認めるときは、聴聞の終結を取り消した上で、主宰者に対しては、報告書を返戻して聴聞の再開を命ずるとともに、当事者及び参加人に対し、聴聞を行うべき期日までに相当な期間をおいて、当該聴聞の期日及び場所を書面により通知するものとする。
(1) 「弁明の件名」欄には、予定される不利益処分の内容及び根拠となる法令の条項を明記の上、「○○法第△△条の規定による××処分に係る弁明」というように記入すること。なお、「××」には、この「弁明の件名」をもって当該弁明が特定できるように具体的な内容を記載すること。
(2) 「出頭すべき日時及び場所」欄に掲げる不利益処分の名あて人となるべき者が出頭すべき日時を設定するに当たって、各課等の長は、当該不利益処分の名あて人になるべき者と連絡をとり、日程調整等を行った上で当該日時を決定するよう努めるものとする。
(弁明の機会の付与)
第18条 不利益処分をしようとする場合に、弁明の機会の付与に係る手続をとろうとするときは、弁明通知書の送付に係る決裁をもって弁明の機会の付与の実施の決定とし、この決定は、町長が行うものとする。この場合において、弁明を口頭ですることを認めるときは、併せて、口頭による弁明の機会の付与の実施の決定を行うものとする。
2 弁明を口頭ですることを認めようとするときは、併せて、当事者の弁明を聴取し、弁明調書(規則様式第20号)を作成する職員を指名するものとする。この場合において、当該職員は、町長の権限に属する不利益処分については各課等の職員の中から指名するものとする。
3 口頭による弁明の機会の付与を行うに当たっては、前項により指名された弁明を受ける職員は、法の趣旨を十分に踏まえ、当事者の権利の行使を不当に損なうことのないよう、真摯な対応に心掛けるものとし、当事者の弁明の内容を弁明調書に的確に記録し、適切な管理に努めるものとする。なお、弁明調書は、原則として、当事者又はその代理人が出頭している間に作成し、その文面を当事者又はその代理人に読み聞かせて誤りのないことを確認の上、当事者又はその代理人に記名押印させなければならないことから、必要に応じ、弁明調書の記録に係る補助的な業務を行わせる職員を同席させることを妨げないものとする。
附則
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
