(趣旨)

第1条　この訓令は、加美町における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、文書事務を総括し、文書が適正かつ円滑に処理されるように常に留意し、必要があると認めるときは、当該事務の処理に関し調査を行い、報告を求め、又は指導しなければならない。

(文書取扱責任者の設置)

第4条　各課等に文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

(取扱責任者の職務)

第5条　取扱責任者は、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(文書関係帳票等)

第6条　総務課には、次に掲げる帳票等を備えなければならない。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には、記号及び番号をつけなければならない。

(文書の収受及び配布)

第8条　町に到達した文書は、総務課(主管課に直接送達されたものにあっては主管課)において受領し、次に定めるところにより総務課又は主管課において収受し、配布しなければならない。

(料金未払等郵便物の収受)

第9条　送達された文書のうち、郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、総務課長が必要と認めたものに限りその料金を支払って収受するものとする。

(誤配文書の回送)

第10条　主管課長は、第8条の規定により配布された文書のうち、その主管に属さないものがあるときは、直ちに総務課に回送しなければならない。

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第11条　勤務時間外に到達した文書は、加美町宿日直規程(平成15年加美町訓令第28号)に定めるところによるほか、警備員が受領し、総務課(又は主管課)に引き継ぐものとする。

(文書の処理方針)

第12条　主管課長は、配布された文書を閲覧し、自ら必要な処置をとるほか、所属の職員に指示して速やかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第13条　文書の起案は、次の各号により処理できるものを除き、起案用紙(様式第6号)を用いなければならない。

(文書の処理期限)

第14条　主管課長は、処理期限のある文書については、当該期限内に処理するように努めなければならない。

(起案の要領)

第15条　起案に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議書の作成要領)

第16条　回議書の作成に際しては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(回議の要領)

第17条　回議書を回議するときは、職制の順で査閲又は決裁を受けなければならない。

(文書の審査)

第18条　条例及び規則案、その他法務に関する文書の回議は、関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。

(電話等による聞取り)

第19条　課において、電話又は口頭で受理した事件は、聞取書(様式第7号)に記載し、その主管に属さないものであるときは、直ちに総務課長に回送しなければならない。ただし、軽易なものは、直接主管課の長に回送することができる。

(施行文書の処理)

第20条　施行を要する原議は、特に施行日を指定されたもののほか、速やかに施行しなければならない。

(文書の施行者名)

第21条　文書の施行者名は、町長名とする。ただし、法令に別段の定めがあるときは、この限りでない。

(文書の日付け)

第22条　施行する文書の日付けは、発送する日としなければならない。

(文書施行の登録)

第23条　施行を要する原議(課長名で施行する文書を除く。)は、布令簿、指令簿、文書収受発送簿又は特殊文書発送簿に登録し、原議に番号を付さなければならない。

(浄書及び校合)

第24条　施行する文書は、主管課において浄書及び校合するものとする。

(公印等の押印)

第25条　施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(文書の発送)

第26条　文書を郵便等により発送するときは、総務課において発送するものとする。ただし、特に緊急を要するものその他特別の事情のあるものは、あらかじめ総務課と協議し、主管課において発送することができる。

(未処理文書の調査)

第27条　主管課長は、処理期限のある文書について、常にその処理状況を把握しておくものとし、未処理のものがある場合には、速やかにその処理に当たらなければならない。

(文書の整理)

第28条　各課長等は、所属職員をして未処理文書、未完結文書又は完結文書に区分してその所在箇所及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の持ち出し等の禁止)

第29条　文書は、上司の許可を得ないで、庁外に持ち出し、又は職員以外の者に示し、若しくは写させてはならない。

(完結文書の編集及び製本)

第30条　完結文書は、主管課において次に掲げるところにより編集及び製本しなければならない。

(文書の保存期限の種別)

第31条　文書の保存期限の種別は、次のとおりとする。

(保存期限の種別の基準)

第32条　前条第1項に規定する種別の基準は、次のとおりとし、その設定は、主管課長等が総務課長と協議して行うものとする。

(文書の保存)

第33条　完結文書の保存は、保存年限が永年のものにあっては総務課長が、その他のものにあっては主管課長が行わなければならない。

(文書の引継ぎ)

第34条　主管課長は、前条の規定により保存すべき文書の引継ぎを行おうとするときは、翌年度末までに文書引継書(様式第8号)により引き継がなければならない。

(文書の借覧)

第35条　主管課長等が保存している文書を借覧しようとする者は、文書借覧書(様式第9号)を主管課長等に提出し、その承認を受けなければならない。

第36条　前条第1項の規定により文書を借覧した者は、これを転貸、抜取り、取替え、書込み又は庁外持出しをしてはならない。

(文書の廃棄)

第37条　主管課長等は、保存年限を経過した文書を速やかに廃棄しなければならない。主管課長等は、保存年限を経過した文書で必要と認めるものについては、総務課長に届出を行い、保存年限を延長してこれを保存することができる。